Digitale Zeiterfassung:
Wie moderne Software das Arbeitsleben erleichtert

Digitale Lösungen sind quasi Pflicht

Grundsätzlich sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine digitale Zeiterfassung anzubieten. Angesichts der in Unternehmen oftmals vorherrschenden verschiedenen Arbeitszeitmodellen und den gegebenen rechtlichen Vorgaben stellt eine digitale Lösung allerdings die elegantere Lösung dar. Die Zeiterfassung muss eine Reihe verschiedener Kriterien erfüllen, die in Papierform oder gar mittels klassischer Stechuhr allerdings nur umständlich umsetzbar sind.

Neue Herausforderungen

Zunächst einmal müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Arbeitszeiten vollständig erfasst werden und jedem Mitarbeiter eindeutig zugeordnet werden können. Das klingt zunächst unproblematisch, stellte sich aber insbesondere für viele kleine bis mittlere Unternehmen durchaus als Herausforderung heraus. Arbeitnehmer, die viel unterwegs sind und auf Vertrauensbasis arbeiteten, konnten sich bei Ankunft nicht vor Ort registrieren und bei Arbeitsende einfach wieder aus dem stationären System abmelden. Auch Homeoffice ist ist mittlerweile Standard und bereitete hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung Probleme, sobald diese nicht digital stattfand. Eine Software für digitale Zeiterfassung aller Mitarbeiter, wie sie https://factorialhr.de/zeiterfassung-mitarbeiter anbietet, ist auch deshalb mittlerweile Standard.

Sie ermöglicht es Mitarbeitern, sich orts- und zeitunabhängig in das System ein- und auszuloggen. Wichtig: Die Software arbeitet mit Geolokalisierung. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer sich nicht beliebig von überall anmelden können. Das schützt Arbeitgeber vor Missbrauch des Arbeitnehmers, indem diese Funktion die Anwesenheit garantiert. Mitarbeiter können sich auch per App registrieren. Das ist vor allem für Außendienstler bequem, die sich so mit wenigen Klicks an- und abmelden.

Professionelle Software bietet Arbeitgebern Rechtssicherheit

Ein großes Problem im Zusammenhang mit digitaler Zeiterfassung stellt die Datensicherheit der Mitarbeiter dar, denn Arbeitgeber unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das birgt Gefahren. Die DSGVO kennt etwa das Prinzip der Zweckbindung. Geolokalisierung ist zwar erlaubt, allerdings dürfen Arbeitgeber keine Bewegungsprofile erstellen. Auch die Verwendung biometrischer Daten unterliegt strengen Vorgaben. Die Erfassung muss durch die Tätigkeit am Arbeitsplatz gerechtfertigt sein (z.B. weil der Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten hat) und darf nur unter freiwilliger Zustimmung des Mitarbeiters geschehen. Daten, die für die Erfassung der Arbeitszeit und die Zuordnung nicht notwendig sind, dürfen Arbeitgeber also nur unter bestimmten Umständen erheben. So dürfen Arbeitnehmer auch Bankdaten digital speichern, wenn sie die Löhne über ein einheitliches System auszahlen, da die Bankdaten offensichtlich zweckgebunden sind. Die Speicherung der Daten darf zudem nur so lange stattfinden, bis ein Zweck nicht mehr vorliegt. Außerdem müssen die sensiblen Daten vor dem Zugang unbefugter Dritter geschützt sein. Um die Rechte des Arbeitnehmers zu bewahren, müssen Arbeitgeber stets in der Lage sein, die Einhaltung der Richtlinien nachweisen zu können. Dieser kleine Einblick zeigt, dass die Rechtslage kompliziert ist. Entsprechend ist die Verwendung professioneller Software bei der digitalen Zeiterfassung zwingend notwendig, denn diese wird den Anforderungen der DSGVO gerecht und durch Updates, neuen oder geänderten Richtlinien stets angepasst. Übrigens: Falls es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, so werden diesem gemäß § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes Mitbestimmungsrechte eingeräumt. Dabei kann der Betriebsrat zum Beispiel prüfen, ob die erhobenen Daten tatsächlich zweckgebunden sind und gegebenenfalls einschreiten. Das gilt auch für weitere Funktionen, die sich mit der Software einer Arbeitszeiterfassung verbinden lassen.

Die Arbeitszeiterfassung mit weiteren Funktionen verknüpfen

Dank umfangreicher Software profitieren sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber von beschleunigten Prozessen. Arbeitnehmer können zum Beispiel über das Programm ihren Urlaub beantragen. Wenn gewünscht, hat das gesamte Team Zugriff auf den Kalender, sodass jeder Mitarbeiter sieht, wann Kapazitäten frei sind. In dem Kalender können auch andere Informationen festgehalten werden, wie zum Beispiel Geburtstage, Seminare oder Teamveranstaltungen.

Auch unterschriftspflichtige Dokumente können Arbeitgeber mit der Software verwalten. Das eIDAS-Verfahren ermöglicht es Mitarbeitern, Dokumente rechtsgültig zu unterschreiben. Für Mitarbeiter, die von unterwegs aus oder im Homeoffice arbeiten, eine Erleichterung.

Durch die zentralisierte Verwaltung können Teamleiter ihren Mitarbeitern auch einzelne Aufgaben oder ganze Projekte zuordnen. Vorteil: Über das integrierte System lässt sich genau feststellen, wie lange ein Mitarbeiter für ein Projekt benötigt. Mittels dieser Informationen können Teamleiter sinnvolle Zeitpläne erstellen und effizient Aufgaben delegieren.

Der modulare Ansatz

Nicht jedes Unternehmen benötigt Software, die alle Aufgabenbereiche abdeckt. Um Kosten zu sparen, stellen sich Arbeitgeber entsprechend ihren Bedürfnissen ihre Software selbst zusammen. Ein kleines Produktionsunternehmen mit einer Handvoll Mitarbeitern, die zudem stets vor Ort arbeiten, dürfte an einem Raummanagement-System kaum interessiert sein. Unternehmen ohne Schichtarbeit benötigen kein entsprechendes Management-System. Mittlere bis große Unternehmen hingegen sind häufiger auf Systeme angewiesen, die mehr Funktionen bieten, um zum Beispiel verschiedene Arbeitszeitmodelle unter einen Hut zu bringen. Ein wichtiger Punkt ist außerdem die Skalierbarkeit der Software, insbesondere für schnell wachsende Betriebe. Mit dem Wachstum kommen obendrein oftmals weitere Mitarbeiter hinzu, die ein völlig neues Arbeitsprofil aufweisen. Dann besteht die Möglichkeit, die Software entsprechend anzupassen und neue Module hinzuzufügen.